El pasado 16 de febrero se publico en el BOE una Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Esta norma será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la Ley de Emprendedores en resumen dispone lo siguiente:
1º.– Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
2º.- La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
3º.- No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, ni libros en blanco ni libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros.
SOBRE LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE ACTAS
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que, en cada uno de dichos libros, conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
SOBRE LOS LIBROS REGISTROS DE SOCIOS O DE ACCIONES NOMINATIVAS
Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha, se procederá de forma similar a lo establecida para el libro de actas, incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados.
En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones, o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.